浅谈政府投资项目信息化审计方法
发布时间:2018-05-08

  政府投资项目审计是集管理、绩效、经营、效益等多方面内容为一体的综合性审计,既涉及财务管理,又涉及工程建设管理;既审查工程建设项目资金的来源运作,对财务核算、会计基础工作的真实性、合规性作出评价,又要对工程建设过程进行审计,查找工程建设项目各个管理流程的衔接部位、缺失部位、薄弱环节,提出改进意见及建议并作出评价。传统的政府投资项目竣工决算审计,是事后审计,已经暴露出了明显的先天不足。针对建设项目具有周期长、投资额大、控制环节多以及审计力量不足等特点,按照提前介入、全程跟踪、突出重点的审计思路,根据不同的建设时期,确定不同的审计工作重点,采取适当的审计方法,全过程跟踪审计把建设项目审计工作做在项目开始之时,贯穿于可行性研究、立项、设计、施工、竣工决算等建设全过程,已成为今后政府投资项目审计的发展方向。要改变以往传统的审计方法,前移政府投资项目效益审计监督关口,变事后审计为事前、事中和事后审计相结合;要解决审计机关人员紧缺与审计任务重的矛盾,就要求审计机关转变审计方式、方法,充分利用计算机网络的优势,开展计算机审计,实现审计信息化。
  一、政府投资审计项目数据采集和数据分析方法
  (一)数据采集。政府投资审计项目的特点是包含种类众多的可审计信息。由于政府投资项目的特殊性,政府投资项目涉及工程管理档案,基本建设程序和基本建设会计信息。除在常规审计中,需要对有关被审计单位的会计电算化数据进行采集,还要收集工程管理档案的业务数据。而这些管理档案的业务数据,往往才是审计的真正重点。
  随着信息化的发展,承担政府投资项目的建设单位越来越多地开始使用计算机整理工程档案。比如,批准的初步设计概算和工程决算的对比表,包含合同名称、编号、签订时间、合同金额和付款进度情况的合同台账,投标、招标、评标记录和发放中标通知书的台账,单项工程结束后对单项工程进行财务决算的决算说明和决算报表,社会中介机构对决算报表进行审核的审核报表等。这些业务数据不是以数据库的形式存在,而是以EXCEL表格或者文本文档的形式存放。但是,对这些数据进行审计,其意义在某种程度上甚至超过了对财务数据审计的意义。
  因此,政府投资项目需要采集业务数据和财务数据时,通常采用两种办法。针对财务数据,利用AO审计软件,必要时数据采集的机器上安装SOL SERVER软件或其他要求必须安装相应后台数据库同款软件才能采集阅读的数据库软件,如ORACLE等。承担政府投资项目的建设单位,多为大型企业,信息化程度较高,使用的财务软件也多为市场已经成熟的常规财务软件,随着AO系统的日臻完善,可以转换数据的接口也越来越全面,采集财务数据的困难不会太大。对财务数据采集的要求,是真实性。
  但是针对业务数据,首先要求审计人员懂得政府投资审计流程,对所需求的材料十分清晰,才能对被审计单位提出相应的要求,避免被审计单位以审计人员未提出要求为由隐瞒相关资料。要想完全采集这些业务数据,首先要找对能掌握相关资料的被审计人员。在基建项目中,基建财务人员掌握基建财务账,而全套工程档案数据则掌握在技术经济人员手中。在管理完善的建设单位,有专门的合同管理机构,参与招投标的机构,以及物资供应部门。而总揽这些业务流程的部门,往往是负责招标、评标的技术经济部门。收集全套业务数据的重点在找对相应人员。对业务数据的采集要求,是完整性。
  (二)数据分析。数据采集之后,审计人员要做的工作就是数据分析。对于被审计单位的数据分析,常规审计中通常采取先分析财务信息系统的做法。结合自身投资审计工作的经验,笔者认为,在投资审计中,应先对业务数据进行分析。
  固定资产投资项目有严格的审批程序和建设程序,与之对应的就是严格的工程档案。与工程档案匹配的便是业务数据。例如,初步概算与决算对比表,这是建设单位在日常工作中必须做的数据报表,以便于建设单位造价控制分析,所有审计人员获取的业务数据,某种程度上甚至可以简化审计工作,通过其对比分析结果,了解造价过高或者过低的原因。如果决算超过概算,则要分析超概算的原因,以及超概算后是否重新报请相关单位重新审批初步设计;如决算过低,则了解是否概算虚增,是否在工程中为过度节约造价而采用了劣质的材料或施工单位,是否省略了监理费用,是否加大了建设成本等。又如,对合同台账的分析,可以发现物资采购的乙方单位是不是频繁出现。利用ECXEL表格的筛选功能,会很轻松地对比出,工程的施工单位、监理单位、物资供应单位有那些,这些单位承揽了建设单位多少资金的合同额,是否频繁承揽合同。结合纸质的工程档案或招投标台账,也可了解上述这些合同是否进行了招投标,是否为建设单位的关联方交易单位。只有对这些业务数据进行分析后,才会快速地确定审计重点,更可以起到事半功倍的作用。
  此外,利用成熟的办公自动化软件、AO系统或者微软公司的办公软件,计算机技术掌握不太熟练的审计人员也可以轻松地对业务数据进行分析。比如,针对相应的政府投资项目,在建设阶段,建设单位一定会根据相应的预算和概算法规或编制规则进行有关项目的取费。审计人员可以利用EXCEL表格或AO软件,将相应单项工程的概算、取费比率输入表格,根据规定设定简单的公式,求出上述费用的应该取费金额,对比实际发生的费用,检测建设单位是否虚增了费用。
  政府投资项目的业务数据,通常不会采用数据库形式存在,而是采用办公软件的方式存放,所以增加了人为修改数据的可能性。对此,审计人员应该在获取相应业务数据的同时,也获取纸质的工程档案。这些工程档案相当于财务数据对应的会计原始凭证、记账凭证,审计人员可以根据这些凭证来确定数据的真实性和完整性。
  对业务数据分析之后,要对相应的财务数据进行数据分析。在政府投资审计项目中,笔者认为,审计重点应该是对待摊费用的数据分析。在基建项目中,建设安装工程费用和设备购置费用通常按照签订的合同发生,而待摊费用则有较大的灵活性,有些不符合规定发生的费用会进入待摊费用,从而加大工程建设成本。因此,对待摊费用进行分析,可以了解投资分摊的合理性以及费用发生的真实性。
  二、政府投资审计的取证汇总技术方法
  在政府投资审计项目中,审计取证工作结束后,要利用AO审计系统进行取证汇总。首先,进行分类。政府投资审计项目中,基建工程多会分为多个单项工程,有时多个单项工程中发现的问题具有共性。因此,审计人员要对已经落实的问题进行分类,如招投标问题、项目取费问题、金额不同、时间不一致等,以便多个取证形成一个审计底稿。其次,要找到相应问题所违反的法律法规,在AO审计软件的法规库中,根据检索目录,寻找有关问题涉及到的法律法规或相应的行业规定等。在寻找法规中,要注重实效性,即有关法规制订的时间是否与问题发生的时间一致。如果不注重细节,则问题无法落实。最后,要根据实施方案对问题进行排序,以便最终形成审计报告。
  三、政府投资项目计算机审计的质量控制方法
  质量是审计工作的生命线。政府投资审计跟其他的审计项目一样,也需要严格的质量控制办法。
  (一)强化培训,不断推进审计队伍建设。一是要加强计算机审计的学习,加强计算机审计骨干培训和计算机审计高级人才的培养相结合,打造一支素质较高、梯次健全、适应计算机环境下审计工作要求的审计干部队伍。二是要注重专兼结合、学用结合。既要将精通计算机的审计人员合理调配到各个重点项目,改变过去单纯依靠计算机专业人员大包大揽的做法;又要积极引导其将所学的计算机知识与审计业务有效结合,使其放手在审计中活学活用,真正体会到计算机给审计工作所带来的好处和效率,从而提高计算机审计水平。
  (二)完善计算机审计标准与准则。我国目前有关计算机审计的规范也大多是原则性的,应在原有的审计标准和准则的基础上,建立一系列与新情况相适应的、新的审计标准和准则。一是要坚持在审计实践的基础上,研究制定计算机审计的标准与规范,逐步建立和完善适应信息化要求的审计业务操作管理标准和计算机审计制度体系。二是要在制定标准和准则时考虑我国国情,侧重于对计算机系统内部控制的评价,对审计人员应具备的资格、计算机审计过程、相关的审计技术、证据收集等方面作出规范,否则无法适应新形势的需要。
  (三)加快审计基础数据库建设。建立审计基础数据库可以使审计机构更有效地利用审计资料,完成审计任务。审计人员可以利用审计数据库随时检索、查询、调阅有关审计管理的历史资料、历年的审计报告和审计工作底稿,国家有关法规、规章和制度,独立审计准则和有关审计规定,企业的内部控制制度等。建立审计数据库能避免重复劳动,极大地提高审计质量和效率。
  (四)切实改善审计技术手段和方法。推进计算机技术在审计实务中的运用,实践是关键。审计机关在强化人员培训的基础上,应要求凡具备开展计算机审计条件的项目,都必须实施计算机审计,使计算机审计技术在审计机关提高审计质量的过程中切实发挥积极作用。另外,还应通过学习培训,使审计人员尽快熟练掌握重要性水平确定和审计风险评估等先进审计技术方法,强调通过对内部控制制度的调查、测试和评价,确定审计检查的重点和检查的深度、广度,实现传统审计技术与现代审计技术的结合,使以账项基础审计为主的审计方法逐步转向制度基础审计和风险导向审计。


来源:http://www.ahsj.gov.cn/views/show/38198.htm 安徽省审计厅

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